PRINCIPIOS GENERALES Y POSTULADOS
Esta política aplica para todos los titulares de información personal que sea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos de la sociedad RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los Datos Personales.
RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., garantiza la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la imagen, con tal propósito todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.
FUNDAMENTO LEGAL
El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.
La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. El literal k) del artículo 17 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”.
El artículo 25 de la misma ley establece que las políticas de tratamiento de datos obligan a los responsables de estas y que su desconocimiento acarreará sanciones. Adicionalmente señala que dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012.
Que el Decreto 1377 de 2013, define la información que debe contener como mínimo las políticas de tratamiento de información.
RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S, está comprometida con el respeto y garantía de los derechos de sus clientes, empleados, proveedores y terceros en general. Por eso adopta el siguiente manual de políticas y procedimientos de tratamiento de información, de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre, total o parcialmente, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y transferencia de esa información.
Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento para RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., en calidad de responsable, así como todos los terceros que obran en nombre de la Compañía, o que sin actuar en nombre de RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., tratan datos personales por disposición de ésta como encargados.
Tanto el responsable como encargados, entiéndase, empleados, contratistas y terceros deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y/o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.
Cualquier incumplimiento de las obligaciones y, en general, de las políticas contenidas en este documento debe ser reportado al correo electrónico: protecciondedatos@rgdaire.com
1. INFORMACIÓN DE RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., entidad responsable del tratamiento de la información.
La empresa responsable del tratamiento del dato personal:
2. CONCEPTOS Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Consultas: Solicitud de la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos usada por RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., sobre la cual tiene la obligación de suministrar al Titular o sus causahabientes, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Reclamos: Solicitud de corrección, actualización o supresión de la información contenida en una base de datos usada por RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., o solicitud por presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, realizada por el Titular o sus causahabientes.
Dato público: Es el dato que no sea privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DOCUMUENTO CONTROLADO Página 3 de 12 Versión 1 Fecha de emisión 30 junio 2019 datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
3. PRINCIPIOS
Los siguientes principios serán tenidos en cuenta por RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., en el proceso de administración de datos personales:
Los siguientes principios serán tenidos en cuenta por RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., en el proceso de administración de datos personales:
El tratamiento de los datos personales estará contenido en la Política de Privacidad y Uso de información personal de cada uno de los titulares de la información de la cual será responsable RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., el tratamiento que se aplicará a la información será:
S.A.S. cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros);
Clientes y Consumidores al momento de adquirir nuestros productos;
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos frente a la sociedad RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S.
Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento
La Ley 1581 de 2012 proporciona a toda persona titular de datos personales una serie de garantías, de poderes jurídicos frente al responsable de los datos personales, los cuales, le garantizan el poder de decisión y control que tiene sobre la información que le concierne, como su derecho a la protección de esta. En adición, actúan como complemento del deber del responsable de cumplir con las obligaciones que le son impuestas en la Ley, permitiéndole identificar aquellos casos en los que el tratamiento pudiera no resultar ajustado a los mismos.
Para el ejercicio de los derechos, quienes podrán actuar de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013 son las siguientes personas: los titulares, los causahabientes, su representante o apoderado o las personas que actúen a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél se tendrá por no presentada.
RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., cuenta con una infraestructura administrativa destinada, entre otras funciones, a asegurar la debida atención de requerimientos, peticiones, consultas, quejas y reclamos relativos a protección de datos, a fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal; así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.
CONSULTAS, RECLAMOS, QUEJAS
Para consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos que le asisten como titular de información (Datos personales), podrá comunicarse con “RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., así:
protecciondedatos@rgdaire.com
Así mismo, usted podrá llamar a la línea de atención al cliente (1)5443249 en el horario de lunes a viernes de 08:00 a.m. a 12:30 p.m.
7.1 Derecho de acceso
El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., garantiza al titular su derecho de acceso en tres vías:
RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., garantiza el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o personalidad de su representante se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos.
7.2 Consultas.
RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., garantiza el derecho de consulta, suministrando a las personas que actúen en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., garantiza, que existen medios de comunicación electrónica y telefónica.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días hábiles, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
7.3 Reclamos.
RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., garantiza el derecho de reclamo, a las bases de datos para la corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables. El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:
Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si por alguna circunstancia RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
7.4 Implementación de procedimientos para garantizar el derecho a presentar reclamos.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., señalados en el aviso de privacidad y en este documento, y contener, como mínimo, la siguiente información:
1) El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.
2) Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representante.
3) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
4) En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
Parágrafo 1. Rectificación y Actualización De Datos. RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho.
Parágrafo 2. Supresión De Datos. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio de este cuando:
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.
7.5 Revocatoria De La Autorización.
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.
Se tendrán dos (2) modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede sobre algunos tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para estudios de mercado.
Por lo anterior, será necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria del consentimiento a RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la revocatoria parcial deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme.
Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.
7.6. Procedimiento de quejas ante la ante la Superintendencia de Industria y Comercio:
El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., de acuerdo con el procedimiento anteriormente mencionado.
Deberes de RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., cuando obra como responsable del tratamiento de datos personales.
Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que es responsabilidad de RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:
8.1. Deberes de RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., respecto del titular del dato.
le asisten por virtud de la autorización otorgada.
conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
8.2. Deberes de RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales
8.3. Deberes de RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado
8.4. Deberes de RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio
administración de la información de los titulares.
8.5. Deberes de RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales.
Si RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:
Cuando se envíen o transfieran datos a otro país será necesario contar con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.
Dicha transferencia de los datos personales se realiza únicamente a terceros con quien.
RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., tenga vínculo contractual, comercial y/o jurídico.
RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., en lo sucesivo y a quien le sean cedidos los derechos, le informa que el aviso de privacidad de tratamiento de sus datos personales puede consultarlo a través de la página web:
www.rgdaire.com
Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de:
Página Web de RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S.: www.rgdaire.com
Correo electrónico enviado a los titulares, para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos se efectuará la comunicación por correo certificado y en su defecto se publicará en un diario de amplia circulación.
Las comunicaciones se enviarán como mínimo, diez (10) días antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.
Las presentes políticas rigen a partir del 29 de marzo del 2017.
Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los titulares se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.
Las autorizaciones sobre los datos de los titulares podrán terminar por voluntad de estos en cualquier momento. Si la persona es un cliente activo de RGD AIRE ACONDICIONADO S.A.S., no se podrán usar sus datos para nada diferente a la prestación del producto o servicio y para el ofrecimiento de renovaciones posteriores cuando el servicio tenga esta modalidad.
Cuando los términos de las políticas de privacidad y uso de información personal de cualquier de los servicios o productos contratados por un titular, cambien en lo esencial, por regla general, en los servicios que tengan la opción de renovación se obtendrá en esta la nueva autorización. Para los demás casos, se obtendrá la autorización en la forma establecida para cada política o aviso de privacidad o a través del medio usual de contacto entre la empresa y los titulares.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS